حتما بارها این جمله را شنیده‌اید که “بدون برنامه ریزی رسیدن به اهداف غیر ممکن است”. همچنین ممکن است خودتان نیز تجربیاتی داشته باشید که اهمیت تدوین برنامه برای دستیابی به اهداف را به شما اثبات کرده باشند.
در این مقاله از روانکده قصد داریم شما را با اهمیت برنامه ریزی بیشتر آشنا کنیم و در انتها روش برنامه ریزی مطلوب را به شما عزیزان آموزش دهیم.
فهرست مطالب
تعریف برنامه ریزی
برنامه ریزی فرآیند تصمیم گیری از قبل می‌باشد که مشخص می‌کند؛ چه کاری باید انجام شود، چه زمانی انجام شود، چگونه انجام شود و چه کسی آن را انجام دهد.
این فرآیند فکری اهداف و چگونگی دستیابی به یک هدف خاص را مشخص می کند و ابزاری است که به همه کمک می کند تا شرایط فعلی را تجزیه و تحلیل کنند تا راه های دستیابی به موقعیت مطلوب در آینده را شناسایی کنند.
در واقع برنامه ریزی چیزی غیر از تفکر و تصمیم‌گیری منطقی قبل از انجام عمل نیست و به ما کمک می‌کند نگاهی به آینده بیندازیم و از قبل تصمیم بگیریم که چگونه با موقعیت‌هایی که در آینده با آنها مواجه خواهیم شد؛ برخورد کنیم.
مطلب مرتبط:
چگونه میتوانیم زمان را در سخنرانی مدیریت کنیم؟
چرا برنامه ریزی برای رسیدن به اهداف مهم است؟
ما نیاز به برنامه ریزی داریم زیرا آینده بسیار نامشخص است و هیچ کس نمی تواند آینده را پیش بینی کند و شرایط در هر زمان ممکن است تغییر کند. از این رو؛ برنامه ریزی لازمه اساسی بقا، رشد و موفقیت است.
برنامه ریزی برنامه‌های غیر ملموس را به وظایف عملی تبدیل می کند و به شما کمک می کند در جهت دستیابی به اهداف خود تلاش کنید. در واقع وقتی گام های عملی برای برداشتن داشته باشید؛ دستیابی به اهدافتان واقعی تر و قابل تحقق تر می شود.
یک مطالعه تجاری روی درآمد ده ساله پس از فارغ التحصیلی دانشجویان هاروارد نشان داد که 3 درصد از فارغ التحصیلان MBA که اهداف خود را نوشته بودند؛ ده برابر بیشتر از بقیه درآمد داشتند. این آمار نشان می دهد که وقتی درباره این که چگونه به اهداف خود برسید؛ کمی فکر و تلاش کنید آنها بسیار قابل دسترس تر می شوند و در نهایت شانس شما برای موفقیت افزایش می یابد.
در ادامه چند مورد از دلایل اهمیت برنامه ریزی را برای شما آورده ایم:
- با برنامه ریزی و نگاه کردن به آینده؛ خطر و عدم اطمینان را به حداقل می رسانید.
- برنامه ریزی هماهنگی فعالیت ها را تسهیل می کند و به این ترتیب همپوشانی بین فعالیت ها را کاهش می دهد و کار غیرمولد را حذف می کند.
- برنامه ریزی از قبل مشخص می کند که در آینده چه کاری باید انجام شود؛ بنابراین به کارها جهت می‌دهد.
- تدوین برنامه فرصت ها و تهدیدهای آینده را آشکار و شناسایی می کند.
- برنامه ریزی استانداردهایی را تعیین می کند که با مقایسه عملکرد واقعی با عملکرد استاندارد و تلاش‌هایی برای اصلاح آن موفق‌تر خواهید بود.
مطلب مرتبط:
انواع برنامه ریزی
برنامه ریزی موثر پایه و اساس هر کار موفق است. برنامه ریزی حول سازماندهی اولویت ها و منابع می چرخد و به بهره وری کمک شایانی می‌کند و اولین قدم برای بهبود یک طرح کسب و کار این است که مطمئن شوید که مسائل خاص به طور مستقیم در برنامه ریزی مورد بررسی قرار می گیرند.
برای تدوین برنامهه اهداف را تعیین کنید و سپس نشانگرهایی را برای اندازه گیری پیشرفت مشخص کنید. در نظر داشته باشید در سطح سازمان‌ها همه افراد درگیر باید قبل از اجرای برنامه؛ درک روشنی از اهداف داشته باشند. چهار نوع اصلی از برنامه ریزی وجود دارد که عبارتند از:
1. برنامه ریزی استراتژیک
برنامه ریزی استراتژیک یک فرآیند برای تعریف چشم انداز، جهت و اقدامات بلندمدت است. این نوع برنامه ریزی یک استراتژی برای کشف فرصت های تجاری بالقوه برای شرکت‌ها می‌باشد و کمک می کند تا مدیران بتوانند ابتکارات مختلف را هماهنگ کنند و افراد را بر روی یک هدف واحد متمرکز
نمایند.
یک مثال خوب از برنامه ریزی استراتژیک زمانی است که یک سازمان می خواهد تجارت خود را در سطح جهانی گسترش دهد. آنها ابتدا باید وضعیت فعلی خود (همه منابع، تعیین اهداف برای آنچه می خواهند به آن برسند و ارزیابی میزان منابع موجود در مناطق مختلف) را تعریف کنند و هنگامی که همه این اطلاعات را در اختیار داشتند؛ می توانند نقشه ای از جایی که می خواهند گسترش دهند و اقداماتی که باید انجام دهند تا به آنجا برسند ایجاد کنند.
2. برنامه ریزی تاکتیکی
برنامه ریزی تاکتیکی برای رسیدن به اهداف تعیین شده توسط برنامه ریزی استراتژیک استفاده می شود. این برنامه ریزی شامل اهداف کوتاه مدت و وظایفی است که برای ایجاد نتایج خاص در یک بازه زمانی محدود طراحی شده اند.
برنامه ریزی تاکتیکی اولویت بندی وظایف و واگذاری آنها به تک تک اعضای تیم می‌باشد؛ به گونه‌ای که این وظایف را به موثرترین شکل ممکن به سرانجام برسانند.
3. برنامه ریزی عملیاتی
برنامه ریزی عملیاتی برای تعریف فرآیندها، رویه ها و وظایفی که برای هماهنگی مؤثر منابع فیزیکی درگیر در یک عملیات مورد نیاز است؛ استفاده می شود. در واقع برنامه ریزی عملیاتی فرآیند تصمیم گیری برای ایجاد یک محصول یا خدمات است.
برنامه ریزی عملیاتی شامل مشخص کردن سطوح کارکنان، تعداد تجهیزات، تعداد پرسنل، مقدار مواد لازم و تخمین مدت زمانی است که کار طول می‌کشد.
4. برنامه‌ریزی اضطراری
این برنامه ریزی اقدامات دقیق و پاسخ‌های مشخص شده ای را شامل می‌شود که در صورت وقوع رویدادهای غیرمنتظره یا شرایط اضطراری مختل کننده؛ مانند بلایای طبیعی یا رویدادهای شدید آب و هوایی باید در دستور عمل قرار بگیرند.
مطلب مرتبط:
چگونه برای رسیدن به اهداف خود برنامه ریزی کنیم؟
برنامه ریزی موثر مستلزم سادگی برنامه است؛ به این معنی که برنامه باید به وضوح بیان شود و به راحتی قابل درک باشد. در ادامه 6 ترفند و نکته عملی به شما می‌آموزیم تا برای رسیدن به اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت خود به روشی مؤثرتر و سازنده تر برنامه ریزی کنید:
- اهداف واقع بینانه و قابل دستیابی تعیین کنید و آنها را به وضوح بنویسید:
هنگامی که اهداف خود را نوشتید؛ کمی وقت بگذارید تا آنها را به تصویری خلاقانه و هنری تبدیل کنید! (با نشانگرهای رنگی، مداد رنگی آنها را هایلایت کنید). این کار بخش متفاوتی از مغز شما را فعال کرده و به تثبیت اهداف در ذهن شما کمک می‌کند.
- اهداف خود را اولویت بندی کنید:
از آنجا که دستیابی به اهداف مختلف به برنامه ریزی متفاوتی نیاز دارند؛ تشخیص اهداف با الویت بالا امری مهم می‌باشد.
ایجاد لیست ها راهی عالی برای ترسیم اولویت های مختلف و جدول زمانی آنهاست. وقتی مسئولیت ها و اهداف خود را اولویت بندی می کنید و زمان بندی خاصی را برای آنها تعیین می کنید؛ برنامه اقدام شما به طور قابل توجهی قابل اجراتر می شود.
- برای دستیابی به اهداف چارچوب زمانی مشخص کنید:
تعیین بازه زمانی و مهلت مشخص برای انجام کارها؛ شما را منظم و در مسیر دستیابی به اهدافتان نگه می‌دارد. به ویژه زمانی که روی چندین کار همزمان کار می کنید تعیین ضرب الاجل بسیار مفید است.
همچنین باید در نحوه صرف وقت خود هوشمند باشید. تعیین مهلت پیشرفت برای کارها نه تنها به مدیریت زمان کمک می‌کنند؛ بلکه شما را موظف می‌کند خود را در قبال کاری که قصد انجام آن را دارید؛ مسئول بدانید.
- مشخص کنید به چه منابعی نیاز دارید:
نه تنها باید برنامه ریزی کنید که برای رسیدن به یک هدف خاص چه کاری انجام دهید؛ بلکه باید تعیین کنید که به چه منابعی برای دستیابی به اهداف نیاز دارید. به این فکر کنید که آیا هدف شما به فناوری، منابع یا پول خاصی نیاز دارد یا خیر.
شناسایی منابع لازم برای رسیدن به هدف؛ شما را قادر می سازد تا تصمیمات آگاهانه ای در مورد نحوه اجرای هر مرحله مورد نیاز برای تحقق اهداف خود بگیرید.
- پیشرفت خود را مرور کنید و برای نقاط عطف کوچک جشن بگیرید:
بسیاری از اهداف را می توان به قطعات کوچکتر تقسیم کرد. اگر هر قدمی که شما را برای رسیدن به هدف بزرگتر نزدیک می کند را جشن بگیرید؛ انگیزه بیشتری برای تکمیل کار ضروری بعدی خواهید داشت.
«اهدافی که فقط شامل نتیجه نهایی مانند “یافتن یک شغل جدید” هستند؛ می توانند منجر به از دست دادن سریع انگیزه و احساس شکست شوند. خوب است که یک هدف نهایی بخواهید؛ اما تعریف و تجلیل از مراحلی که شما را به آنجا می رساند برای موفقیت بسیار مهم است.»
- با انعطاف اهداف خود را اصلاح کنید:
بعد از اینکه اهداف خود را مشخص کردید؛ بسیار محتمل است که در حین طی کردن مراحل لازم برای دستیابی به اهدافتان نیاز شود؛ برنامه یا هدف خود را اصلاح کرده و از نو تعریف کنید.
این انعطاف و حفظ ذهنیت باز در مورد چگونگی دستیابی به اهدافتان؛ چیزی است که شما را قادر می سازد به موفقیت های بلندمدت دست یابید.
به خاطر داشته باشید هیچ برنامه موثری ثابت نیست و مهم است که در مورد چالش ها یا موانعی که ممکن است در این مسیر با آن روبرو شوید فکر کنید تا بتوانید برنامه های پشتیبان تهیه کنید. برنامه شما باید پویا باشد و بتواند با تغییر شرایط تکامل یابد. به طور منظم برنامه خود را مرور کنید تا در طول مسیر تغییرات لازم را ایجاد نمایید.
مطلب مرتبط:
کلام آخر
همه ما دوست داریم در زندگی پیشرفت کنیم و از ثابت ماندن و درجا زدن بیزاریم. اما اینکه چند سال بعد کجا و در چه موقعیتی قرار داشته باشیم؛ به تعیین اهداف واقعگرانه و داشتن برنامه خوب برای دستیابی به آنها نیازمند است.
علاوه بر این داشتن انگیزه و ثبات قدم در اجرای این برنامه حائز اهمیت می‌باشد؛ زیرا بسیاری از افراد به صورت بالقوه برنامه ریزی می‌کنند؛ اما سپس از آن دست می‌کشند.
دیدگاهتان را بنویسید