چگونه میتوانیم زمان را در سخنرانی مدیریت کنیم؟

یکی از فاکتورهای بسیار مهم سخنرانی موفق و حرفه ای مدیریت زمان می باشد. زیرا در صورتی که یک سخنران بلد نباشد زمانی را که در اختیار دارد به خوبی کنترل کند؛ یا نمی تواند تمام محتوای خود را در زمان مناسب ارائه دهد و یا اینکه سخنان او خیلی زود تمام می شوند و دیگر حرفی برای گفتن نخواهد داشت؛ که در هر دو حالت این سخنران با شکست مواجه شده و مخاطبین خود را از دست خواهد داد. برای آشنایی با مفهوم مدیریت زمان و راهکارهای کنترل زمان با این مطلب از روانکده همراه باشید.

مدیریت زمان چیست؟

زمان با ارزش ترین دارایی می باشد که در اختیار انسان قرار داده شده است که قابل پس انداز و برگشت نیست و در صورتی که به درستی از آن استفاده نکنیم سوخت می شود؛ پس به یاد داشته باشید وقت طلاست!

به بیان ساده مدیریت زمان؛ یعنی زمانی را که در اختیار داریم به درستی برنامه ریزی و تقسیم بندی کنیم تا در جای مناسب و به صورت درست و هوشمندانه آن را بکار بگیریم.

مدیریت زمان از جمله مهم ترین اصولی است که برای موفقیت و دستیابی به اهدفمان در هر کاری باید رعایت کنیم و در تمام برنامه های زندگی خود آن را در نظر بگیریم.

موانع مدیریت زمان چیست؟

اکثر ما به اهمیت زمان واقف هستیم اما به دلیل نداشتن ویژگی ها و مهارت هایی نمی توانیم از زمان خود به نحو احسن استفاده کنیم و در نتیجه دچار کمبود زمان می شویم. برخی موانع مدیریت زمان عبارتنداز:

نداشتن مهارت نه گفتن: برای مدیریت درست زمان باید کارهای خود را الویت بندی کنیم و زمان خود را به انجام کارهای با الویت بالا؛ اختصاص دهیم و به کارها و پیشنهاداتی که در راستای اهداف و الویت های ما نیستند پاسخ منفی دهیم.

ضعف در نه گفتن موجب می شود هم زمان خود را برای انجام کارهای غیرضروری هدر دهیم و هم حس بدی داشته باشیم.

کمال گرایی: کمال طلبی مانع بزرگی در برابر انجام کارها است؛ زیرا فرد کمال گرا می خواهد هر کاری را درست و بدون نقص انجام دهد و بهترین باشد. چنین طرز تفکری باعث می شود این افراد هیچوقت کاری را شروع نکنند و ایده ها و افکارشان بلااستفاده بماند و زمان را از دست بدهند.

باور کنید هیچ کس در آغاز کار نمی تواند بهترین باشد؛ پس کمال طلبی را کنار بگذارید و اقدام کنید و با مدیریت درست زمان به بهترین خودتان تبدیل شوید.

تنبلی و اهمال کاری: گاهی نیاز است برای رسیدن به اهدافمان کارهای طاقت فرسا و سختی را انجام دهیم و ممکن است به دلیل اهمالکاری به سراغ کارهای ساده تر برویم که الویتی ندارند و فقط لذت بخش هستند. در این صورت با به تأخیر انداختن انجام کارهای مهم و اصلی زمان خود را از دست خواهیم داد.

باید بپذیریم که ما برای انجام تمام کارها وقت نداریم و باید زمان خود را برای انجام کارهای مهم اختصاص دهیم. افرادی که دارای هنر الویت بندی هستند؛ کارهای با الویت پایین را قربانی می کنند و کارهای با الویت بالا و مهم را انجام می دهند.

اهمیت مدیریت زمان در سخنرانی چیست؟

مدیریت درست زمان استرس را کاهش می دهد و از طرفی نیز موجب تقویت اعتماد به نفس می شود و به این ترتیب با افزایش کارایی و کیفیت در انجام کارها؛ موقعیت های دستیابی به پیشرفت فردی و شغلی نیز بیشتر می شوند.

در یک جمله می توان گفت یادگیری مهارت کنترل زمان عامل مهم موفقیت در تمام مراحل زندگی می باشد؛ برای موفقیت در سخنرانی نیز مثل اغلب کارهای دیگر؛ باید دارای هنر مدیریت زمان باشیم و نداشتن مدیریت زمان در سخنرانی موجب می شود فرد در شرایط بحرانی قرار بگیرد. دلایل اهمیت کنترل زمان در سخنرانی عبارتند از:

ارائه کامل محتوا

یک سخنران موفق و حرفه ای که به مدیریت زمان مسلط است با تنظیم درست زمانبندی سخنرانی خود؛ با ریتم و لحن درستی پیش می رود و محتوای خود را به طور کامل ارائه می دهد و به مخاطبانش نشان می دهد که برای زمان خود و دیگران ارزش قائل است. در مقابل نداشتن مدیریت زمان موجب می شود فرد مدام ریتم سخنرانی خود را تغییر دهد و درنهایت نیز مجبور شود مطلب خود را ناقص و بدون نتیجه گیری به پایان برساند که برای مخاطبان پسندیده نیست و موجب می شود او را یک سخنران نالایق بشناسند.

رضایت میزبان و افزایش اعتبار

در اغلب سخنرانی ها و سمینارها میزبان برنامه هایی را تدارک می بیند و درصورتی که در یکی از بخش ها سخنران به موقع حضور نیابد و یا نتواند زمان سخنرانی خود را مدیریت کند؛ کل برنامه ها دچار اختلال می شوند و میزبان از او ناراحت خواهد شد؛ به این ترتیب اعتبار سخنران در بین میزبان و همکاران دیگرش کم می شود و در جلسات و برنامه های دیگر از او دعوت نخواهند کرد.

حفظ توجه و رضایت مخاطبین

یک سخنران باید در کنار جذاب کردن محتوای خود؛ میزان حوصله گوش دادن مخاطبانش را نیز در نظر بگیرد. زیاده گویی و طولانی کردن سخنرانی حوصله مخاطب را می گیرد و در نهایت موجب خستگی و نارضایتی مخاطب می شود. اما مدیریت زمان باعث می شود مخاطب ها ذهنیت خوبی از شما پیدا کنند و جلسات شما را دنبال نمایند.

چگونه در سخنرانی زمان را مدیریت کنیم؟

حال که با اهمیت مدیریت زمان آشنا شدید؛ ما شما را با روش هایی آشنا می کنیم که کمک می کنند؛ بتوانید زمان خود را در سخنرانی به درستی مدیریت کنید و صحبت هایتان را در زمان تعیین شده به پایان برسانید؛ به طوری که نه با کمبود زمان مواجه شوید و نه زمان اضافه بیاورید. نکات کلیدی مدیریت زمان عبارتند از:

بیشتر بخوانید: نحوه تقویت حافظه تصویری

1.تمرین و تصویر سازی

اگر سخنرانی خود را از قبل تمرین کنید و با تایمر زمان آن را اندازه بگیرید؛ متوجه می شوید که سخنرانی شما چقدر طول می کشد و می توانید محتوای خود را متناسب با زمان اختصاص داده شده به شما کم و زیاد کنید و جمع بندی نمایید.

2.شروع به موقع سخنرانی

سعی کنید به موقع و سروقت در محل سخنرانی حاضر شوید و اگر به هر دلیلی در زمانبندی اختلالی ایجاد شد؛ سریعا زمان سخنرانی خود را مجددا تنظیم نمایید.

3.استفاده از اسلاید و پاورپوینت

اسلایدهایی با محتوای مناسب آماده کنید و زمانی که قرار است برای هر صفحه اختصاص دهید را مشخص نمایید؛ در این صورت می دانید که محتوای شما به چند دقیقه زمان نیازمند است و با در نظر گرفتن سوال های احتمالی مخاطبان و جواب هایتان و ناهماهنگی های احتمالی در برنامه می توانید در کل زمان سخنرانی خود را تخمین بزنید.

4.ساعت به همراه داشته باشید

به همراه داشتن ساعت نمادی از وقت شناس بودن و ارزشمندی زمان برای شما است. اما توجه داشته باشید که نباید مداوم به ساعت خود نگاه کنید زیرا در اینصورت مخاطب حس می کند شما استرس زمان دارید. معمولا در سالن های سخنرانی یک ساعت روی دیوار قرار می دهند که شیوه مناسبی برای کنترل زمان می باشد.

5.همراه داشتن لیست کوچکی از الویت های سخنرانی

داشتن یک لیست کوچک و جمع و جور از مباحثی که قرار است بیان کنید؛ معجزه می کند و هر بار که به آن نگاه می کنید اطمینان می یابید که همه چیز تحت کنترل شماست.

6.استرس و اضطراب نداشته باشید

اگر در حین سخنرانی موردی را فراموش کردید یا حس کردید با برنامه پیش نرفته اید؛ دستپاچه نشوید و استرس نگیرید. زیرا استرس کیفیت سخنرانی شما را کاهش می دهد و این حس به مخاطبان القا می شود که فقط شما تسلط کافی روی محتوای خود ندارید. در چنین مواقعی کافی است الویت ها و مطالب مهم را در ذهن خود گلچین کنید و آنها را بیان نمایید.

در کنار موارد بالا می توانید خلاقیت به خرج داده و ترفندهای دیگری نیز به کار ببرید؛ مثلا یک ترفند این است که  نسخه طولانی  و نسخه کوتاه و خلاصه شده از سخنرانی خود داشته باشید و با توجه به شرایط و زمانی که دارید یکی از آنها را ارائه دهید. همچنین با بیان جملات کوتاه و ساده، عدم تکرار و بازگویی جملات، حذف آواهای اضافی بی معنی تکیه کلامی (مثل: آمممم… اممممم) می توانید زمان را بهتر مدیریت کنید.

اهمیت مدیریت زمان در گفتار

مدیریت زمان در گفتار بسیار مهم است زیرا می تواند موفقیت یا شکست سخنرانی شما را تعیین کند. اگر زمان خود را به طور موثر مدیریت نکنید، ممکن است نتوانید پیام خود را به شیوه ای واضح و مختصر ارائه دهید. مدیریت زمان همچنین می تواند بر درک مخاطبان شما از سخنرانی شما تأثیر بگذارد. اگر بیشتر از زمان تعیین شده خود بگذرید، مخاطبان شما ممکن است خسته شوند، علاقه خود را از دست دهند یا حتی اتاق را ترک کنند. از سوی دیگر، اگر سخنرانی خود را زود به پایان برسانید، ممکن است مخاطب احساس کند که ارزش پول خود را نگرفته است.

یکی دیگر از دلایل اهمیت مدیریت زمان در سخنرانی این است که نشان می دهد به زمان مخاطبان خود احترام می گذارید. وقتی زمان مشخصی برای ارائه سخنرانی به شما داده می شود، رعایت آن زمان ضروری است. اگر از زمان اختصاص داده شده خود عبور کنید، اساساً می گویید که زمان شما از زمان مخاطبانتان ارزشمندتر است. این می‌تواند منجر به برداشت منفی از شما به‌عنوان یک سخنران شود و رزرو مکالمات سخنرانی در آینده را برای شما چالش‌برانگیزتر کند.

نکاتی برای مدیریت زمان در گفتار

برای این که بتوانید به خوبی زمان خود را مدیریت کنید باید به یک سری نکات توجه کنید که در ادامه به بررسی آن ها می پردازیم.

• محدودیت زمانی خود را بشناسید

قبل از شروع آماده سازی سخنرانی خود، مهم است که بدانید چقدر زمان برای ارائه آن دارید. این به شما کمک می کند تا تعیین کنید چه مقدار از محتوا را می توانید پوشش دهید و چه مقدار زمان برای اختصاص دادن به هر بخش از سخنرانی خود نیاز دارید. دانستن محدودیت زمانی خود نیز به شما کمک می کند تا سخنرانی خود را به طور موثر تمرین کنید.

• یک طرح کلی ایجاد کنید

ایجاد یک طرح کلی برای مدیریت موثر زمان شما ضروری است. این به شما کمک می کند افکار خود را سازماندهی کنید و اطمینان حاصل کنید که تمام نکات لازم را در سخنرانی خود پوشش می دهید. یک طرح کلی همچنین به شما کمک می کند تا زمان خود را به طور موثر اختصاص دهید و اطمینان حاصل شود که زمان زیادی را برای یک بخش از سخنرانی خود صرف نمی کنید.

• تمرین، تمرین، تمرین

تمرین برای مدیریت زمان در گفتار ضروری است. با تمرین گفتار خود، قادر خواهید بود اندازه گیری کنید که هر بخش از سخنرانی خود چقدر طول می کشد، و می توانید بر اساس آن نحوه ارائه خود را تنظیم کنید. تمرین همچنین به شما کمک می‌کند تا با مطالب خود راحت‌تر شوید، که می‌تواند به شما کمک کند سخنرانی خود را با اطمینان و کارآمدتر ارائه دهید.

• از وسایل کمک بصری استفاده کنید

وسایل کمک بصری می توانند روشی موثر برای مدیریت زمان در گفتار باشند. آنها می توانند به شما کمک کنند تا ایده های پیچیده را به سرعت منتقل کنید و همچنین می توانند به شما کمک کنند در مسیر خود با زمان خود بمانید. به عنوان مثال، می توانید از یک عرشه اسلاید استفاده کنید تا شما را در مسیر زمان خود نگه دارد، یا می توانید از تایمر استفاده کنید تا اطمینان حاصل کنید که از زمان تعیین شده خود عبور نمی کنید.

• انعطاف پذیر باشید

در حالی که مدیریت موثر زمانتان ضروری است، انعطاف پذیر بودن نیز مهم است. گاهی اوقات ممکن است اتفاقات غیرمنتظره ای در طول سخنرانی رخ دهد و این مهم است که بتوانید با آن موقعیت ها سازگار شوید. به عنوان مثال، اگر وقت شما تمام شده است، ممکن است لازم باشد برخی از بخش‌های سخنرانی خود را حذف کنید یا سرعت ارائه خود را افزایش دهید.

کلام آخر

در این مطلب به اهمیت مدیریت زمان در سخنرانی پرداختیم و متوجه شدید که در کنار فن بیان و لحن مناسب برای سخنرانی؛ داشتن مهارت کنترل زمان نیز بسیار مهم می باشد و با تمرین تکنیک هایی که در این مقاله بیان شد می توانید به درستی زمان سخنرانی را برنامه ریزی و مدیریت کنید و سخنران حرفه ای باشید.